Gestion de stock e-commerce : que le chiffre affiché corresponde au rayon

La gestion de stock e-commerce consiste à tenir honnête un seul chiffre : celui que voit un client à côté de « en stock » pendant qu'il décide s'il achète chez vous. Tout le reste de ce guide sert ce chiffre-là.

Cette page s'adresse à vous si vous exploitez une boutique en ligne et détenez la marchandise vous-même. Vous stockez, vous préparez les commandes, et le chiffre affiché sur la fiche produit sort d'un système que vous maîtrisez. Elle est écrite pour des structures allant d'une personne traitant quelques centaines de lignes par semaine à une équipe d'une dizaine de personnes. Elle n'est pas écrite pour les vendeurs dont le stock se trouve entièrement chez un prestataire logistique, ni pour ceux qui exploitent déjà un système de gestion d'entrepôt : la façon de regarder le problème reste valable, les solutions non.

D'abord : en avez-vous réellement besoin ?

Si vous vendez sur un seul canal, tenez quelques centaines de références, et que la personne qui prépare les commandes est celle qui a rangé la marchandise, le compteur de stock de votre plateforme et un comptage régulier vous mèneront loin. Beaucoup d'entreprises bien tenues fonctionnent exactement ainsi.

Le test honnête n'est pas votre taille. Il est celui-ci : pour votre meilleure référence, pouvez-vous dire ce que vous êtes capable de vendre à l'instant, sans aller dans l'entrepôt ? Si la réponse vient en quelques secondes et se révèle juste, vous n'avez pas de problème à résoudre.

Lisez la suite si la réponse coûte un déplacement, une discussion ou un appel.

Pourquoi le chiffre affiché cesse de correspondre

Les écarts de stock n'ont rien de mystérieux. Il y en a cinq causes, toutes banales.

De la marchandise bouge sans être enregistrée : quelqu'un prend une pièce pour une photo, un échantillon ou un remplacement, et le système ne l'apprend jamais. Une erreur de prélèvement : le client est content, mais deux références sont désormais fausses, et personne ne s'en aperçoit avant que l'une des deux ne tombe à zéro. Un retour revient et reste dans un coin : le remboursement est parti, mais l'article n'est ni remis à la vente ni sorti du stock. Quelque chose est abîmé ou perdu, et l'on contourne discrètement au lieu de le sortir. Enfin, un deuxième canal vend la pièce que vous venez de vendre, parce que les deux n'ont jamais regardé le même chiffre au même moment.

Seule la dernière de ces cinq causes est un problème de logiciel. Les quatre autres sont des habitudes.

Trois chiffres, et non un seul

L'essentiel des dégâts vient du fait de traiter le stock comme un chiffre unique. Il y en a trois.

Le stock physique est ce qui se trouve en rayon. Vous pouvez y aller et le toucher.

Le stock engagé est la part de ce stock physique déjà promise à des commandes acceptées mais non encore expédiées. Elle est toujours dans le bâtiment. Elle ne vous appartient plus pour la vente.

Le stock vendable est le physique moins l'engagé, moins ce qui est abîmé ou en attente de contrôle. C'est le seul chiffre qui doit atteindre une fiche produit ou une annonce sur une place de marché.

Quand les trois se confondent, vous obtenez les deux défaillances classiques en même temps. Vous survendez, parce que le canal lisait le stock physique. Et vous refusez des commandes que vous auriez pu servir, parce que quelqu'un a baissé le chiffre à la main pour éviter la survente.

Cinq habitudes pour une gestion de stock e-commerce juste

Aucune n'exige de logiciel. Toutes sont plus difficiles sans.

Donnez à chaque référence un emplacement fixe. Pas un rayon où elle se trouve en général. Un emplacement, écrit, le même chaque fois. La plupart des désaccords sur les comptages sont en réalité des problèmes de recherche.

Enregistrez le mouvement au moment où il se produit. Un mouvement saisi trois heures plus tard, c'est un chiffre faux pendant trois heures — et les commandes acceptées pendant ces trois heures l'ont été contre une donnée fausse.

Scannez au lieu de lire. Un scan de code-barres au moment du prélèvement supprime l'erreur la plus fréquente de toute l'exploitation : une personne lit une ligne de la liste et prélève sur la suivante.

Comptez peu, et souvent. Prenez vos références qui tournent le plus et comptez-les chaque semaine, le reste selon un rythme fixe. Ce sont les comptages tournants, et ils battent l'arrêt annuel pour une raison : ils trouvent l'écart tant qu'il est petit.

Mesurez votre marge d'erreur. Comptez un échantillon, comparez-le au système, et notez le pourcentage de concordance. Un chiffre, relevé chaque semaine. Sans lui, toute discussion sur la fiabilité du stock reste une affaire d'opinion.

Vendre sur plusieurs canaux

C'est ici qu'une boutique en ligne cesse généralement de s'en sortir. Une boutique PrestaShop avec mille références est un exercice de tenue de comptes. Les mêmes mille références également listées sur Amazon.fr, Cdiscount, Fnac et ManoMano constituent un problème de temps — et les problèmes de temps ne se résolvent pas à force de soin.

Le mécanisme est simple à énoncer. Chaque canal détient sa propre copie de votre chiffre de stock. Chaque copie est rafraîchie selon un intervalle, ou à l'occasion d'une vente, et entre deux rafraîchissements elle est périmée. Vendez la dernière pièce sur Cdiscount, et Amazon continue de la proposer jusqu'à la synchronisation suivante. C'est dans cet intervalle que naît la survente — et sur une place de marché, une annulation n'est pas seulement une excuse : c'est un indicateur de votre compte vendeur.

Il existe trois défenses, et la plupart des exploitations finissent par utiliser les trois. Tenez un chiffre de stock de référence et diffusez-le, au lieu d'entretenir un chiffre par canal. Raccourcissez l'intervalle de synchronisation. Et conservez un petit tampon sur vos meilleures ventes, pour que la dernière pièce ne soit jamais celle que l'on se dispute : le stock de sécurité se dimensionne d'après la variation réelle de votre demande, pas d'après une impression.

Sur la gestion de stock Shopify en particulier, il vaut la peine d'être clair. Shopify suit le stock par emplacement et le décrémente à la vente, ce qui est utile. En revanche, Shopify ne sait pas qu'une erreur de prélèvement a eu lieu, qu'une pièce est abîmée, ou qu'un retour attend sans avoir été ouvert : aucun de ces événements ne se produit dans Shopify. Il en va de même pour WooCommerce. La plateforme est un relevé fidèle de ce qu'on lui a dit, ce qui n'est pas la même chose qu'un relevé fidèle de votre entrepôt. Dès que plusieurs canaux entrent en jeu, c'est un hub de places de marché comme ChannelEngine, ou un système d'entrepôt connecté, qui détient le chiffre de référence — les canaux n'en étant plus que les destinataires.

Si vous vendez de l'alimentaire, de la cosmétique ou des compléments

Un stock avec date de péremption n'est pas un chiffre par produit, mais un chiffre par lot : deux pièces du même produit avec des dates différentes ne sont pas interchangeables. Le numéro de lot doit être saisi à la réception des marchandises et reporté jusqu'au bon de livraison, pour qu'un rappel reste une requête au lieu de devenir une fouille, et pour que la marchandise la plus ancienne sorte la première. Les tableurs s'en acquittent mal. C'est l'un des cas les plus nets où le logiciel cesse d'être un confort.

Quand un tableur ne suffit plus

Un tableur échoue à un moment prévisible : quand deux personnes doivent le modifier en même temps, ou quand le chiffre doit être juste à l'instant de la vente et non en fin de journée. Avant ce moment, un tableur tenu avec discipline vaut mieux qu'un logiciel que personne ne met à jour. Après, la discipline n'y change rien, car le problème n'est plus la négligence mais la simultanéité.

Les signaux sont concrets. Plusieurs personnes puisent dans le même rayon. Vous vendez sur plus d'un canal. Votre stock porte des lots ou des dates de péremption. Vous stockez en plus d'un endroit. Ou bien vous diminuez déjà vos chiffres en ligne par prudence pour éviter la survente, ce qui signifie que vous payez déjà le problème en commandes refusées.

Si vous en êtes là, nos pages sur le logiciel de gestion de stock et sur ce que tient un système de gestion des stocks traitent la question du choix, qui n'est pas celle de cette page.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que la gestion de stock e-commerce ?

C'est le travail qui consiste à distinguer trois chiffres : ce qui se trouve physiquement en rayon, ce qui est déjà engagé sur des commandes acceptées, et ce qui reste donc vendable. Seul le troisième chiffre a sa place sur une fiche produit.

Pourquoi ma boutique vend-elle des articles que je n'ai pas ?

Presque toujours parce que le canal lit un chiffre qui n'a pas été diminué du stock engagé, abîmé ou retourné mais pas encore contrôlé. La marchandise n'a jamais été vendable : le chiffre n'était simplement pas à jour.

À quelle fréquence faut-il compter ?

Peu de références souvent, plutôt que tout une fois par an. Vos meilleures ventes chaque semaine, le reste selon un rythme fixe. Arrêter l'activité une fois l'an vous apprend l'écart longtemps après qu'il vous a coûté de l'argent.

Ai-je besoin d'un logiciel pour gérer mon stock ?

Pas si vous vendez sur un seul canal, tenez quelques centaines de références, et que la personne qui prépare les commandes est celle qui a rangé la marchandise. Le logiciel se justifie dès qu'il y a plusieurs canaux, des numéros de lot ou des dates de péremption, ou plusieurs personnes qui puisent dans le même rayon.

À lire ensuite

• Préparation de commandes et expédition — ce qui se passe après l'acceptation de la commande
• Gestion des retours — remettre à la vente ou sortir du stock
• E-commerce — la vue d'ensemble pour la vente en ligne
• Calculateur ROI — une indication, pas une économie garantie

Deux questions sur votre propre exploitation

Pour votre meilleure référence, que pouvez-vous vendre à l'instant, et quand avez-vous vérifié ce chiffre face au rayon pour la dernière fois ?

Si un client demandait aujourd'hui de quel lot provient sa commande, combien de temps prendrait la réponse ?