Système WMS : en avez-vous besoin, et à quel moment ?

Un système WMS dirige les mouvements physiques de votre entrepôt : ce qui entre, où cela se range, ce qui part et dans quel ordre. En français on parle aussi de système de gestion d'entrepôt ; c'est le même objet. La question utile n'est pas ce que c'est, mais à partir de quel moment votre exploitation en a besoin, et ce que l'attente coûte entre-temps.

Cette page s'adresse aux dirigeants et responsables d'exploitation de PME qui tiennent leur propre entrepôt, de quelques préparateurs à une trentaine. Elle n'est pas écrite pour les prestataires logistiques qui facturent le stockage à leurs clients — la logique diffère et se traite dans logiciel 3PL — ni pour les entrepôts déjà équipés de convoyeurs ou de robots.

D'abord : quand vous n'en avez pas besoin

Si une personne prépare les commandes, si cette personne sait où tout se trouve, et si vos chiffres de stock résistent à la vérification, un système WMS vous apportera peu et vous coûtera un trimestre d'attention. Beaucoup d'entreprises bien tenues fonctionnent sur un tableur et une routine, et elles ont raison de continuer.

La question qui sépare les deux situations ne porte pas sur votre taille. Elle est celle-ci : une deuxième personne pourrait-elle préparer une commande correctement demain matin, sans rien demander à personne ? Si la réponse est non, l'exploitation repose sur une mémoire individuelle, et c'est cela que le logiciel remplace.

Ce que fait réellement un système WMS

Sept fonctions, et aucune n'est une fonction de comptabilité.

La réception des marchandises : ce qui arrive est contrôlé et reconnu. Le stockage : chaque unité reçoit un emplacement, et cet emplacement est connu. Le réapprovisionnement : les emplacements de picking sont réalimentés depuis les réserves avant d'être vides. Le prélèvement : le système dit quoi prendre, où, et dans quel ordre marcher. L'emballage : le contrôle se fait au poste, pas chez le client. L'expédition : l'étiquette et le document partent avec le bon colis. Le comptage : les écarts se trouvent en continu plutôt qu'une fois l'an.

Le mot qui relie les sept est « dirige ». Un ERP enregistre ce qui s'est passé. Un système WMS dit à une personne debout dans une allée ce qu'elle doit faire maintenant.

Système WMS ou module stock de l'ERP

C'est la seule comparaison qui compte vraiment, et elle se résume à un exemple.

Votre ERP sait que vous détenez 240 unités de l'article 4471. Il ne sait pas que 180 sont sur une palette en rack, 40 dans l'emplacement de picking et 20 dans un bac de retours que personne n'a encore ouvert. Le total est exact. Il est simplement inutilisable pour la personne qui doit servir une commande de 50.

De cette distinction découle presque tout le reste : la différence entre un préparateur qui marche vers un emplacement et un préparateur qui cherche, et la différence entre un stock vendable et un stock seulement présent.

Cela ne veut pas dire qu'il faut remplacer l'ERP. L'ERP garde les totaux, la facturation et la comptabilité ; le système WMS tient le détail dessous. Pour la partie purement stock, système de gestion des stocks traite la même frontière sous un autre angle.

Six signaux qu'il est temps

Aucun n'est une question de volume.

Une nouvelle recrue met des semaines avant de préparer des commandes sans supervision. Les comptages annuels donnent des écarts, et les mêmes écarts reviennent. Les erreurs de prélèvement se traitent en ajoutant un contrôle plutôt qu'en dirigeant mieux. Vous vendez sur plusieurs canaux et vous gardez un matelas de sécurité pour éviter de survendre. Les périodes de pointe s'absorbent en heures supplémentaires et en intérimaires. Et le savoir de l'entrepôt tient dans la tête d'une seule personne, qui prend aussi des congés.

Trois sur six, et la question n'est plus de savoir si, mais quand.

Les six capacités qui décident du résultat

Les catalogues de fonctions sont longs. Six lignes font la différence entre un projet qui tient et un projet qui déçoit.

Le contrôle par scan à chaque action, et non à la fin. Le prélèvement dirigé avec optimisation du trajet. L'affectation du stock aux commandes selon des règles, pas selon l'ordre d'arrivée. Le suivi par numéro de lot ou par numéro de série là où vous en avez besoin — alimentaire, cosmétique, dispositifs médicaux. Des connecteurs déjà construits vers votre ERP et vos transporteurs : BizBloqs est en production avec Sage 50, SAP Business One, Business Central, Exact Globe et Exact Online, AFAS, Uniconta, Newbase et Dynamics 365 F&O, et la liste complète figure sur la page intégrations. Et la possibilité de modifier vous-même un processus sans passer par du développement.

La dernière est celle qu'on sous-estime à l'achat et qu'on regrette au bout de deux ans, quand un client impose un nouveau bon de livraison et que la réponse est un devis.

Configurer ou faire développer

Un système configuré se met en place en semaines. Un système développé sur mesure se compte en trimestres, et il se modifie ensuite au même rythme.

L'écart ne porte pas seulement sur le délai initial. Un entrepôt change : un canal s'ajoute, un transporteur part, un client demande une étiquette particulière. Ce qui compte est le coût du prochain changement, pas celui du premier paramétrage. C'est pour cette raison que la sixième capacité ci-dessus est une capacité et non un confort.

Le chemin complet, phase par phase, est décrit dans mise en œuvre. Pour une estimation chiffrée avant d'engager quoi que ce soit, le calculateur ROI donne une indication — une indication, pas une économie garantie.

Trois niveaux, selon ce que vous exploitez

Tous les entrepôts n'appellent pas le même périmètre, et payer pour un périmètre que vous n'exploitez pas est la façon la plus courante de mal acheter.

Un site unique avec un ou deux canaux de vente relève de l'offre PME : les sept fonctions, le scan, le prélèvement dirigé, les connexions. Dès que les canaux se multiplient ou qu'un deuxième site apparaît, la question devient celle de l'allocation du stock entre les canaux et entre les sites, et c'est l'offre PME+. Plusieurs sites avec des processus que vous voulez piloter vous-même relèvent de l'offre Enterprise.

La distinction utile à l'achat n'est pas le nombre de fonctions mais celle-ci : combien de pools de stock devez-vous promettre en même temps, à combien de canaux ?

Par où commencer

Avant de regarder une démonstration, relevez quatre chiffres sur une semaine ordinaire : lignes préparées par heure, erreurs par millier de lignes, taux de concordance entre un comptage d'échantillon et le système, et délai entre la réception d'une commande et la remise au transporteur.

Ces quatre chiffres servent deux fois. Ils vous disent si vous avez réellement un problème, et ils sont la seule base sur laquelle vous pourrez démontrer, six mois plus tard, que quelque chose a changé.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un système WMS ?

Un logiciel qui dirige les mouvements physiques de votre entrepôt sur sept fonctions : réception, stockage, réapprovisionnement, prélèvement, emballage, expédition et comptage. Il ne remplace pas votre ERP, il tient le détail que l'ERP ne tient pas.

Quelle différence avec le module stock de mon ERP ?

L'ERP suit le stock à l'article. Il sait que vous détenez 240 unités ; il ne sait pas que 180 sont sur une palette en rack, 40 en picking et 20 dans un bac de retours. C'est cette distinction qui fait marcher ou chercher vos préparateurs.

Quels signaux montrent qu'il est temps ?

Une nouvelle recrue met des semaines avant de préparer seule, les comptages annuels donnent toujours des écarts, les erreurs se traitent par des contrôles supplémentaires, et le savoir de l'entrepôt tient dans la tête d'une seule personne.

Combien de temps pour le mettre en place ?

Un système configuré se compte en semaines, un système développé sur mesure en trimestres. C'est le principal facteur de délai, avant la taille de l'entrepôt.

À lire ensuite

• Mise en œuvre — les quatre phases, de la préparation au démarrage
• Système de gestion d'entrepôt — le produit et ses fonctions
• Logiciel de gestion de stock — le détail sous le total
• Logiciel 3PL — si vous stockez pour le compte d'autrui
• Fonctionnalités — la liste complète

Deux questions sur votre propre exploitation

Une personne nouvelle pourrait-elle, demain matin, préparer correctement une commande sans demander à quiconque où se trouve quoi ?

Combien de vos six signaux sont présents aujourd'hui, et lequel vous coûte le plus ?