Piekdrukte in je webshop: voorbereiden op Black Friday en december

Eerst: hoe groot is jouw piek?

Pak de bestellingen per week van vorig jaar en leg ze naast een gewone week. Is de piek 1,3 keer zo groot, dan heb je weinig te regelen: controleer je voorraad, je vervoerder en je verpakkingsmateriaal. Is hij vier tot tien keer zo groot, dan is het een planning van weken. Heb je vorig jaar niet gemeten, schat dan voorzichtig hoog: een te groot plan kost een paar uur, een te klein plan kost bestellingen.

Wat er in een piek als eerste breekt

1. De voorraad. Een telling die in een rustige maand 95 procent klopt, geeft in de piek dagelijks verkopen van artikelen die er niet blijken te zijn. Zie voorraadbeheer voor je webshop.
2. Mensen. Je team is te klein en de nieuwe krachten hebben nog geen routine.
3. Doos en vulmateriaal. Het raakt op het slechtste moment op.
4. De vervoerder. Ophaaltijden verschuiven en pakketten blijven langer onderweg.
5. De fouten. Haast geeft verkeerd gepakte orders, en die komen als retour terug.

Een weekplan: zeven weken vooruit

• Week 1 en 2: tellen. Tel de artikelen die het meest verkopen en corrigeer. Doe het per week een deel in plaats van alles tegelijk (cyclisch tellen).
• Week 3: inkopen. Bestel de top-artikelen op basis van vorig jaar en een veiligheidsmarge (veiligheidsvoorraad). Leveranciers hebben zelf ook pieken, dus bestel vroeg.
• Week 4: ruimte en materiaal. Dozen, tape, vulmateriaal en labels voor de hele piek. Zet de snelle artikelen op de plekken dichtbij de inpaktafel.
• Week 5: mensen. Zie hieronder. Wie nieuw is, moet al een keer hebben meegedraaid vóór de drukte begint.
• Week 6: vervoerder en cut-off tijden. Vraag naar de ophaaltijden en de laatste verzenddatum voor Kerst. Stel je cut-off tijd vast en zet hem in de webshop.
• Week 7: bevriezen. Geen nieuwe artikelen, indelingen of koppelingen meer in de drukste weken.

Cut-off tijden: beloof wat je kunt waarmaken

De cut-off tijd is het uur waarvoor een bestelling dezelfde dag nog meegaat. In de piek schuift hij beter naar eerder, bijvoorbeeld van 21.00 naar 15.00 uur, dan dat je pakketten die dag niet meer mee krijgt. Zeg het ook in je webshop en in de bevestigingsmail; een klant die een eerlijke datum ziet, belt minder. Vraag je vervoerder naar de laatste verzenddatum voor kerst en zet die zichtbaar op je site. Hoe een dag werk binnen een venster past, lees je in Een dag werk in twee uur.

Extra mensen: hoeveel en hoe snel productief

Reken het uit in plaats van te gokken. Benodigde uren = bestellingen per dag gedeeld door bestellingen per uur per persoon. Een rekenvoorbeeld met aangenomen cijfers: stel dat iemand 15 orders per uur pakt en inpakt. Bij 300 orders op een piekdag is dat 20 uur werk, dus 2,5 persoon-dagen. Meet je eigen snelheid met de picks-per-uur-calculator en de personeelscalculator.

Tijdelijke krachten zijn alleen rendabel als ze binnen een dienst productief zijn. Dat lukt als de werkplek het werk voorschrijft: vaste plekken met labels, één taak per persoon (alleen pakken of alleen inpakken) en een scan die een fout meteen laat zien. Zet nieuwe mensen niet op de lastigste artikelen.

Fouten laag houden in de drukte

• Scan bij het pakken of controleer bij het inpakken. Zie orderpicken in een webshop-magazijn.
• Pak populaire artikelen in batches (batchpicken) en geef orders vrij in golven die passen bij de ophaaltijd (wavepicken).
• Maak bundels en cadeausets vooraf klaar op rustige momenten.
• Zet een buffer op bol.com en andere marktplaatsen; zie Verkoop minder dan je hebt.
• Reserveer een plek en een persoon voor retouren; zie retouren verwerken. Januari is een volumemaand, geen rustmaand.

Een kortere tekst voor het magazijn vind je in voorraadbeheer tijdens het piekseizoen.

Meten om volgend jaar te beginnen waar je nu eindigt

Noteer per week het aantal bestellingen, de orderregels per uur, het aantal klachten over verkeerde of late bestellingen en het aantal retouren. Zonder die vier getallen voer je volgend jaar dezelfde discussie op gevoel.

BizBloqs maakt magazijnsoftware voor webshops. Wil je voor volgend seizoen zien hoe scannend picken en een koppeling met je webshop eruitzien, kijk dan bij de webshop-koppelingen of plan een demo. Voor deze piek kom je er met de lijst hierboven meestal zonder nieuwe software.