Voorraadbeheer voor je webshop: zorg dat het getal online klopt met de plank

Eerst: heb je hier wel iets voor nodig?

Misschien niet. Is je werk voorspelbaar (dezelfde artikelen, een vast ritme, een plek voor alles en iedereen weet waar het ligt), dan kom je met de voorraadteller van je webshop en een telling per kwartaal een heel eind. Shopify, WooCommerce en Lightspeed hebben alle drie zo'n teller. Wat telt is niet hoeveel bestellingen je hebt, maar hoe vaak iemand moet uitzoeken wat er nog ligt.

De rest van deze gids is voor wie merkt dat het getal online en het getal op de plank uit elkaar lopen. Dat merk je aan klanten die een bestelling krijgen die je niet kunt leveren, of aan artikelen die uitverkocht staan terwijl er nog een doos van ligt.

Waarom het getal online niet meer klopt

Vrijwel altijd is het een van deze vijf oorzaken:

• Een beweging wordt niet geboekt. Er komt een levering binnen die niemand invoert, of er gaat een doos uit voor een klant die belde.
• Er wordt iets anders gepakt dan besteld. Eén verkeerde pick is twee fouten: de klant krijgt het verkeerde artikel, en van het andere artikel ontbreekt er één in de telling.
• Retouren liggen ergens. Ze staan in een hoek, nog niet beoordeeld en nog niet teruggeboekt. Of ze zijn al teruggeboekt voordat iemand zag dat ze beschadigd waren.
• Breuk, verlies en verkeerd weggelegd. Een doos staat op de verkeerde plank en wordt pas bij de volgende telling gevonden.
• Meerdere kanalen werken met vertraging. Je verkoopt het laatste stuk in je webshop en bol.com weet het een paar minuten later. Hoe zo'n koppeling werkt en waarom hij achterloopt, staat in hoofdstuk drie van Verkoop minder dan je hebt.

Een rekenvoorbeeld, geen meting. Je verwerkt 40 bestellingen per dag en bij 2 procent zit er een voorraadfout in. Dat is bijna één per dag, vier of vijf per week. Elke fout is een klant die moet horen dat zijn bestelling later komt of niet komt. Het zijn kleine aantallen, maar ze komen steeds terug.

Drie getallen, niet één

Als je zegt "ik heb 12 van dit artikel", bedoel je meestal de telling op de plank. Dat is de fysieke voorraad. Voor je webshop heb je een ander getal nodig:

• Fysieke voorraad: wat er op de plank ligt.
• Gereserveerd: wat al aan een bestelling hangt maar nog niet is gepickt.
• Beschikbaar: fysiek min gereserveerd. Dit is het getal dat online hoort te staan, en in vaktaal heet het de vrije voorraad.

Beschadigde stuks en retouren die nog niet zijn beoordeeld ga je er ook van af. Verkoop je op een marktplaats, dan haal je vaak nog een kleine buffer eraf. Waarom en hoeveel staat in Verkoop minder dan je hebt. Kijk voor de begrippen ook in de verklaring van voorraadbeheer.

Vijf gewoontes die je voorraad laten kloppen

1. Elk artikel heeft één vaste plek. Met een label op de plank. Wie een artikel moet zoeken, pakt snel het verkeerde.
2. Elke beweging wordt geboekt op het moment dat ze gebeurt. Binnenkomst, pick, retour, afboeking. Niet aan het eind van de week uit je hoofd.
3. Scannen in plaats van typen. Een barcode lees je goed uit, een getal dat iemand overtypt niet. Een telefoon met scan-app is op kleine schaal genoeg. Labels maak je met de barcodegenerator.
4. Tel klein en vaak. Liever elke week twintig artikelen dan één keer per jaar alles en een gesloten magazijn. Dat heet cyclisch tellen. Begin met de artikelen die het hardst lopen. De cycle count-calculator rekent een telplan uit, en voorraadtelling legt de begrippen uit.
5. Meet hoe goed je zit. Neem een telling van 50 artikelen en kijk bij hoeveel het systeem exact klopt. Dat percentage is je voorraadnauwkeurigheid. Als vuistregel mikken magazijnen op 98 tot 99 procent; zit je onder de 95, dan merk je het dagelijks in je klantenservice.

Verkoop je op meer dan één kanaal?

Dan heb je één plek nodig waar het leidende getal staat. Elk kanaal houdt zijn eigen teller bij, en zonder afspraak wint de teller die het laatst is bijgewerkt. Kies één bron (je webshop, je voorraadsysteem of je boekhoudpakket) en laat de andere kanalen daaruit lezen. Hoe zo'n koppeling werkt en waar ze vertraging heeft, staat in hoofdstuk drie van Verkoop minder dan je hebt. Welke webshops en marktplaatsen er te koppelen zijn, vind je op de pagina's webshop-koppelingen en marktplaats-koppelingen. De partnerpagina's voor Shopify, WooCommerce en Lightspeed laten per platform zien wat er gekoppeld wordt.

Verkoop je voedsel, cosmetica of supplementen?

Dan komt er een tweede getal bij: welke levering het is. Een leverancier die iets terughaalt, wil weten wie welk batchnummer kreeg. Je voorraadbeheer moet dat kunnen vastleggen, en in een spreadsheet wordt dat snel lastig. Wat het is en wanneer je het nodig hebt, staat in batchnummers en houdbaarheidsdatums.

Wanneer je ontgroeit aan een spreadsheet

Er is geen vast aantal orders, maar er zijn signalen. Je zit er waarschijnlijk op als drie of meer van deze waar zijn:

• Het gebeurt elke week dat je een bestelling moet annuleren omdat het artikel er niet bleek te zijn.
• Meerdere mensen pakken orders of boeken voorraad, en niet iedereen weet waar alles ligt.
• Bij een bestelling moet je kiezen uit welke voorraad of voor welk kanaal het laatste stuk is.
• Je hebt artikelen met een houdbaarheidsdatum, serienummer of batchnummer.
• Het tellen kost je meer dan een dag per kwartaal.

Dan zijn er twee stappen. De goedkoopste is een betere spreadsheet met vaste locaties, scannen en een wekelijkse telling; WMS of spreadsheet zet beide naast elkaar en zegt eerlijk wanneer de spreadsheet volstaat. De tweede is software met voorraadbeheer als kern. Voorraadbeheer-software kiezen helpt je daarbij, en dat hoeft niet bij een bepaalde leverancier te zijn.

BizBloqs maakt magazijnsoftware, ook voor webshops. Als je op meerdere kanalen verkoopt en je voorraad niet meer wilt bijhouden met losse lijstjes, kijk dan bij de webshop-koppelingen of plan een demo. Blijft je werk voorspelbaar en kloppen je tellingen, dan heb je ons niet nodig.