Whitepaper foodlogistiek: een Belgische importeur van gezonde voeding

Deze whitepaper gaat over een Belgische importeur van gezonde voeding die zijn handmatige processen verving door magazijnsoftware, en over wat dat in de praktijk vroeg. Het is geen succesverhaal met ronde cijfers. Het is een verslag van een invoering die onderweg twintig keer is bijgesteld, en van wat er daarna beter liep.

Lees het als je zelf levert aan zowel kleine speciaalzaken als grote ketens, en als je merkt dat elke nieuwe klant zijn eigen papieren wil. Lees het niet als je één soort klant hebt met één soort pakbon: dan is het grootste deel van dit verhaal niet jouw probleem.

Het bedrijf in vier regels

Opgericht in 2014, gevestigd in Brussel. De oprichters zagen kans om topmerken in gezonde voeding niet alleen bij de gespecialiseerde natuurvoedings- en biowinkels te krijgen, maar ook bij de reguliere retailers die dat segment serieus begonnen te nemen.

Een groot deel van het assortiment is biologisch, maar niet alles: er zitten ook producten tussen die niet biologisch gecertificeerd zijn en wel gezonder dan de rest van hun categorie, zoals Aziatische noedels. De producten zijn droog, gekoeld of diepgevroren. Het bedrijf zit daarmee in een eigen niche, als middelgrote importeur en distributeur.

Waar het vastliep

Het bedrijf begon op Exact Globe en stapte via een upgradepad over op Exact Online Wholesale Premium. Dat hield het prima bij, zolang de processen eenvoudig en handmatig waren.

Toen kwam de eerste grote winkelketen. Daar liep het op, en niet op voorraadwaarde of op aantallen, maar op de eisen die zo'n klant stelt aan documenten en aanlevering. Een vertegenwoordiger van Exact bracht het bedrijf in contact met BizBloqs; onze Exact-integratie was al de brug die daarvoor nodig was.

Wat ze hebben afgewogen

Twee alternatieven lagen op tafel, en het is nuttig om te zien waarom ze afvielen.

Oplossingen van Microsoft leken bedoeld voor veel grotere bedrijven met bredere behoeften; hun ERP zou overmaat zijn geweest. Een maatwerkleverancier uit België was interessant, maar dat betekende volledig vanaf nul ontwikkelen: te duur, te risicovol en te tijdrovend om serieus te overwegen.

Wat de keuze kantelde was een combinatie: logistieke kennis bij de mensen aan tafel, redelijke kosten en invoeringstijd, een maandelijks abonnement in plaats van een investering vooraf, hosting in de cloud op betrouwbare infrastructuur, en EDI-ondersteuning. Die laatste was geen wens maar een eis, omdat grote ketens hun orders elektronisch sturen.

Wat er écht is ingericht

Dit is het deel dat je op een productpagina niet terugvindt.

EDI en een complex pickproces. De orders van ketens komen elektronisch binnen en moeten elektronisch terug worden bevestigd. Daarachter zit een pick- en inpakproces dat per klant verschilt.

De Alloti-flow voor Carrefour. Carrefour schrijft voor hoe een doos of pallet die bij hun locatie aankomt eruit moet zien en moet zijn aangemeld. Dat heet bij hen de Alloti-flow, met Alloti-doos en Alloti-pallet. Carrefour heeft het nauwkeurig vastgelegd, en dat is een voordeel: wat precies is opgeschreven, is in te richten.

Gekoeld en diepgevroren in aparte zones. Twee gescheiden gebieden in het magazijn, in één systeem beheerd.

Palletlabels in tweevoud op A4. Normaal rolt het label dat een pallet uniek identificeert als sticker uit een labelprinter — dat label heet een SSCC. Voor deze klant wordt het in tweevoud op A4 afgedrukt. Zowel de palletlabels als de pakbonnen zijn per klant en per klantgroep anders opgemaakt.

Pakbonnen met en zonder prijzen. Sommige klanten eisen een gespecificeerde pakbon met prijs per artikel. Anderen gaan alleen akkoord als de prijzen er helemaal af zijn. En soms moeten de eigen artikelnummers van de klant op het papier staan in plaats van die van de leverancier.

Over dat laatste zegt een medeoprichter en Business Development Executive van het bedrijf: "BizBloqs begrijpt de magazijnprocessen echt. Dankzij hun flexibiliteit op klantniveau kunnen wij processen modelleren voor een optimaal resultaat".

De rolling start, en wat dat kostte

Het standaardproces is: alle processen en de gewenste flow vastleggen, dan configureren en op maat aanpassen, dan uitgebreid testen door de klant, dan akkoord en in gebruik nemen. Dat stappenplan staat beschreven in WMS-implementatie: stappenplan.

Hier ging het anders. Omdat Carrefour geleverd moest blijven worden, werd het een rolling start: inrichten terwijl de winkel open was. Het implementatieplan is twintig keer bijgesteld, deels door voortschrijdend inzicht en deels doordat verschillende klanten van het bedrijf hun eigen eisen bleven aanpassen. Die situatie bestaat nog steeds.

Eerlijk is eerlijk: het platform leent zich goed voor een rolling start, maar het is meestal de klant die minder goed is uitgerust voor zo'n scenario. Het vroeg nauwe afstemming en volharding aan beide kanten.

Eén probleem viel buiten de software. De invoering werd overschaduwd door EDI-problemen bij een derde partij. De kleine problemen die er met BizBloqs waren, waren snel vergeten; dit was de enige echte uitdaging in het traject.

Wat het opleverde

Het voordeel dat niemand vooraf had bedacht, zit in het inwerken van mensen. De ervaren medewerkers maakten al nauwelijks fouten. Maar nu kun je een stagiair, een student of iemand van de verkoop een dag of een paar uur laten meehelpen, en erop vertrouwen dat het systeem die persoon foutloos door het werk leidt. Je pakt een scanner en volgt de instructies op het scherm.

Dat is meer waard dan het klinkt. Bij grote volumes en lage marges tikt een fout hard aan, en standaardisatie van de werkwijze is dan geen bureaucratie maar marge.

Een tweede voordeel bleek pas toen het nodig was. Een grote retailer paste zijn documenteisen aan omdat leveringen naar een ander distributiecentrum werden omgeleid. Het bedrijf voldeed binnen twee dagen weer aan de eisen. Dezelfde medeoprichter zegt daarover: "Dit bedrijf wekt vertrouwen doordat het er is wanneer je het echt nodig hebt".

De cijfers die er staan

Gemiddeld vijf gelijktijdige gebruikers. Het ordermanagementsysteem verwerkt honderden orders per maand, wat in een drukke maand neerkomt op ruim 100.000 zendingseenheden in en uit. Het volume verschilt sterk van maand tot maand, en in het gekozen model word je daar niet voor afgerekend.

Verder staan er geen cijfers in deze whitepaper, en dat is een keuze. Er is geen nulmeting van vóór de invoering, omdat het systeem is ingevoerd op het moment dat de behoefte er was. Er is dus geen eerlijk 'voor' en 'na' om te presenteren, en we gaan er geen van maken.

Ondertussen: pandemie en brexit, en het bedrijf bleef groeien.

Veelgestelde vragen

Over wat voor bedrijf gaat deze whitepaper?

Een Belgische importeur en distributeur van gezonde voeding, gevestigd in Brussel en opgericht in 2014. Het assortiment is deels biologisch, loopt van droog tot gekoeld en diepgevroren, en gaat naar zowel kleine natuurvoedingswinkels als grote supermarktketens.

Waarom liep het oude systeem vast?

Het bedrijf begon op Exact Globe en ging later over op Exact Online Wholesale Premium. Dat werkte zolang de processen eenvoudig en handmatig waren. Toen de eerste grote winkelketen tekende, liep het tegen de grenzen van die opzet aan.

Wat is er precies ingericht?

EDI-ondersteuning, een vrij complex pick- en inpakproces, de voorgeschreven Alloti-flow voor leveringen aan Carrefour, aparte zones voor gekoeld en diepgevroren, en palletlabels en pakbonnen die per klant anders zijn opgemaakt.

Hoe lang duurde de invoering?

Dat is voor dit project geen eerlijke vraag. Door de eisen van een grote klant is het een rolling start geworden in plaats van de gebruikelijke volgorde van vastleggen, configureren, testen en in gebruik nemen. Het implementatieplan is twintig keer bijgesteld.

Lees verder

• Food & Beverages — wat er in dit segment anders is
• Food & Beverages — magazijn- en ordereisen — de eisen op één A4
• WMS-implementatie: stappenplan — de normale volgorde, als je geen rolling start hoeft te doen
• Wat een WMS is — de vraag die hieraan voorafgaat
• Casestudy's — andere operaties, andere knelpunten
• Alle downloads

Twee vragen over je eigen operatie

Hoeveel verschillende varianten van een pakbon moet jij vandaag kunnen produceren, en hoeveel daarvan gaan met de hand?

Als een grote klant volgende week zijn documenteisen aanpast, hoe lang duurt het dan voordat je er weer aan voldoet?