Warenwirtschaft im Onlineshop: damit die Zahl im Shop zum Regal passt

Warenwirtschaft im Onlineshop heißt im Kern, eine einzige Zahl ehrlich zu halten: die Zahl, die ein Kunde neben „verfügbar“ sieht, während er überlegt, ob er bei Ihnen kauft. Alles Weitere in diesem Leitfaden dient dieser einen Zahl.

Diese Seite ist für Sie, wenn Sie einen Onlineshop betreiben und die Ware selbst halten. Sie lagern den Bestand, Sie kommissionieren die Bestellungen, und die Zahl auf der Produktseite kommt aus einem System, das Sie kontrollieren. Geschrieben für Betriebe von einer Person mit einigen Hundert Positionen pro Woche bis zu einem Team von einem Dutzend Mitarbeitern. Nicht geschrieben für Händler, deren Ware vollständig bei einem Fulfilment-Dienstleister liegt, und nicht für Betriebe, die bereits ein Lagerverwaltungssystem einsetzen: die Denkweise bleibt gültig, die Lösungen nicht.

Zuerst: Brauchen Sie dafür überhaupt etwas?

Wenn Sie über einen Kanal verkaufen, einige Hundert Artikel führen und die Person, die kommissioniert, dieselbe ist, die eingelagert hat, dann tragen der Bestandszähler Ihres Shopsystems und eine regelmäßige Zählung Sie weit. Viele gut geführte Betriebe arbeiten genau so.

Der ehrliche Test ist nicht Ihre Größe. Er lautet: Können Sie für Ihren wichtigsten Artikel sagen, wie viel Sie jetzt verkaufen könnten, ohne ins Lager zu gehen? Kommt die Antwort in Sekunden und stimmt sie, haben Sie kein Problem zu lösen.

Lesen Sie weiter, wenn die Antwort einen Gang, eine Diskussion oder einen Anruf kostet.

Warum die Zahl im Shop nicht mehr stimmt

Bestandszahlen laufen nicht aus geheimnisvollen Gründen auseinander. Es sind fünf, und alle sind banal.

Ware bewegt sich, ohne gebucht zu werden: jemand nimmt ein Stück für ein Foto, ein Muster oder einen Ersatz, und das System erfährt es nie. Es wird falsch gegriffen — der Kunde ist zufrieden, aber zwei Artikel stimmen nun nicht mehr, und das fällt erst auf, wenn einer leer läuft. Eine Rücksendung kommt zurück und bleibt in der Ecke stehen: das Geld ist erstattet, die Einheit ist aber weder wieder verkäuflich noch abgeschrieben. Etwas wird beschädigt oder verschwindet und wird stillschweigend umgangen statt ausgebucht. Und schließlich verkauft ein zweiter Kanal dieselbe Einheit, die Sie gerade verkauft haben, weil beide nie im gleichen Moment auf dieselbe Zahl gesehen haben.

Nur der letzte Punkt ist ein Softwareproblem. Die anderen vier sind Gewohnheiten.

Warenwirtschaft im Onlineshop: drei Zahlen, nicht eine

Der größte Teil des Schadens entsteht daraus, den Bestand als eine Zahl zu behandeln. Es sind drei.

Körperlicher Bestand ist, was im Regal liegt. Sie können hingehen und es anfassen.

Zugesagter Bestand ist der Teil davon, der bereits für angenommene, aber noch nicht versandte Bestellungen reserviert ist. Er liegt noch im Haus. Verkaufen dürfen Sie ihn nicht.

Verkäuflicher Bestand ist körperlich minus zugesagt, minus beschädigt und minus allem, was noch auf Prüfung wartet. Nur diese Zahl darf eine Produktseite oder ein Marktplatz-Angebot erreichen.

Fallen die drei zu einer zusammen, bekommen Sie beide klassischen Fehler gleichzeitig. Sie überverkaufen, weil der Kanal den körperlichen Bestand gelesen hat. Und Sie lehnen Bestellungen ab, die Sie hätten liefern können, weil jemand die Zahl von Hand nach unten gesetzt hat, um das Überverkaufen zu verhindern.

Fünf Gewohnheiten, die Ihren Bestand richtig halten

Keine davon verlangt Software. Alle sind ohne Software schwerer.

Geben Sie jedem Artikel einen festen Platz. Nicht ein Regal, in dem er meistens liegt. Einen Platz, dokumentiert, jedes Mal denselben. Die meisten Zählstreitigkeiten sind in Wahrheit Suchprobleme.

Buchen Sie die Bewegung, wenn sie passiert. Eine Bewegung, die drei Stunden später gebucht wird, ist eine Zahl, die drei Stunden falsch war — und die Bestellungen dieser drei Stunden wurden gegen eine Unwahrheit angenommen.

Scannen statt lesen. Ein Barcode-Scan beim Griff beseitigt den häufigsten Fehler des ganzen Betriebs: eine Person liest eine Zeile der Liste und greift aus der nächsten.

Zählen Sie wenig und häufig. Nehmen Sie Ihre Schnelldreher und zählen Sie sie wöchentlich, den Rest in festem Rhythmus. Das heißt zyklisches Zählen, und es schlägt die jährliche Stichtagszählung aus einem Grund: es findet die Abweichung, solange sie klein ist.

Messen Sie, wie falsch Sie liegen. Zählen Sie eine Stichprobe, vergleichen Sie mit dem System und halten Sie den Anteil fest, der übereingestimmt hat. Eine Zahl, wöchentlich notiert. Ohne sie ist jedes Gespräch über Bestandsgenauigkeit eine Meinungsfrage.

Bestandsabgleich über mehrere Kanäle

Hier stößt ein Onlineshop meist an seine Grenze. Ein Shopware-Shop mit tausend Artikeln ist eine Buchhaltungsaufgabe. Dieselben tausend Artikel zusätzlich bei Amazon.de, Otto, Kaufland und eBay sind ein Zeitproblem — und Zeitprobleme lassen sich nicht durch Sorgfalt lösen.

Die Mechanik ist schnell erklärt. Jeder Kanal hält seine eigene Kopie Ihrer Bestandszahl. Jede Kopie wird in einem Intervall aktualisiert oder durch einen Verkauf ausgelöst, und zwischen zwei Aktualisierungen ist sie veraltet. Verkaufen Sie das letzte Stück bei eBay, bietet Amazon es weiter an, bis der nächste Abgleich greift. In dieser Lücke entsteht das Überverkaufen, und auf einem Marktplatz ist eine Absage nicht nur eine Entschuldigung, sondern eine Kennzahl in Ihrem Verkäuferkonto.

Es gibt drei Verteidigungslinien, und die meisten Betriebe nutzen am Ende alle drei. Führen Sie eine führende Bestandszahl und verteilen Sie sie, statt je Kanal eine eigene zu pflegen. Verkürzen Sie das Intervall, in dem Sie den Lagerbestand synchronisieren. Und halten Sie auf Ihren Schnelldrehern einen kleinen Puffer, damit nicht um das letzte Stück gerannt wird — der Sicherheitsbestand bemisst sich dabei an Ihrer eigenen Nachfrageschwankung, nicht an einem Gefühl.

Zur Lagerverwaltung im Onlineshop gehört an dieser Stelle eine klare Unterscheidung. Shopify und Shopware führen Bestände je Lagerort und verringern sie beim Verkauf, was sinnvoll ist. Sie wissen aber nicht, dass falsch gegriffen wurde, dass ein Stück beschädigt ist oder dass eine Rücksendung ungeöffnet auf dem Retourentisch liegt — keines dieser Ereignisse findet im Shopsystem statt. Für WooCommerce gilt dasselbe. Das Shopsystem ist eine zuverlässige Aufzeichnung dessen, was man ihm gesagt hat, und das ist etwas anderes als eine zuverlässige Aufzeichnung Ihres Lagers. Bei mehreren Kanälen übernimmt ein Marktplatz-Hub wie ChannelEngine oder ein angebundenes Lagersystem die führende Zahl, und die Kanäle werden zu Abnehmern.

Wenn Sie Lebensmittel, Kosmetik oder Nahrungsergänzung verkaufen

Bestand mit Mindesthaltbarkeitsdatum ist nicht eine Zahl je Artikel, sondern eine Zahl je Charge, denn zwei Stück desselben Artikels mit unterschiedlichem Datum sind nicht austauschbar. Die Chargennummer muss im Wareneingang erfasst und bis auf den Lieferschein mitgeführt werden — damit ein Rückruf eine Abfrage bleibt und nicht zur Ausgrabung wird, und damit die älteste Ware zuerst hinausgeht. Tabellen leisten das schlecht. Es ist einer der klarsten Fälle, in denen Software vom Komfort zur Notwendigkeit wird.

Wann eine Tabelle nicht mehr reicht

Eine Tabelle versagt an einem vorhersehbaren Punkt: wenn zwei Mitarbeiter sie gleichzeitig ändern müssen, oder wenn die Zahl im Moment des Verkaufs stimmen muss und nicht am Abend. Davor schlägt eine Tabelle mit disziplinierter Routine jede Software, die niemand pflegt. Danach hilft Disziplin nicht mehr, weil das Problem nicht Nachlässigkeit ist, sondern Gleichzeitigkeit.

Die Signale sind konkret. Mehrere Mitarbeiter greifen aus demselben Regal. Sie verkaufen über mehr als einen Kanal. Ihr Bestand trägt Chargen oder Haltbarkeitsdaten. Sie lagern an mehr als einem Ort. Oder Sie setzen Ihre Online-Bestände bereits vorsichtshalber nach unten, um Überverkäufe zu vermeiden — dann bezahlen Sie das Problem längst in abgelehnten Bestellungen.

Wenn Sie an diesem Punkt sind: unsere Seiten zur Bestandsverwaltung und zum Bestandsverwaltungssystem behandeln die Auswahlfrage, und Lagerverwaltungssoftware auswählen führt durch den Vergleich. Das ist eine andere Frage als die dieser Seite.

Häufige Fragen

Was bedeutet Warenwirtschaft im Onlineshop?

Drei Zahlen auseinanderzuhalten: was körperlich im Regal liegt, was davon bereits für angenommene Bestellungen zugesagt ist, und was deshalb noch verkäuflich ist. Nur die dritte Zahl gehört auf eine Produktseite.

Warum verkauft mein Shop Artikel, die ich nicht habe?

Fast immer, weil der Kanal eine Zahl liest, die nicht um zugesagte, beschädigte oder noch nicht geprüfte Rücksendungen verringert wurde. Die Ware war nie verkäuflich — die Zahl war nur noch nicht aktuell.

Wie oft sollte ich zählen?

Wenige Artikel häufig statt alles einmal im Jahr. Die Schnelldreher wöchentlich, den Rest in festem Rhythmus. Wer einmal jährlich den Betrieb anhält, erfährt die Abweichung lange nachdem sie Geld gekostet hat.

Brauche ich Software für die Warenwirtschaft im Onlineshop?

Nicht, wenn Sie über einen Kanal verkaufen, einige Hundert Artikel führen und die Person, die kommissioniert, auch eingelagert hat. Software lohnt sich bei mehreren Kanälen, bei Chargen- oder Mindesthaltbarkeitsdaten und sobald mehrere Mitarbeiter aus demselben Regal greifen.

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Zwei Fragen zu Ihrem eigenen Betrieb

Wie viel könnten Sie von Ihrem wichtigsten Artikel jetzt verkaufen, und wann haben Sie diese Zahl zuletzt gegen das Regal geprüft?

Wenn ein Kunde heute fragt, aus welcher Charge seine Bestellung kam: wie lange dauert die Antwort?