WMS Einführung: in 90 Tagen vom Projektstart zum Go-live

Eine WMS Einführung ist kein Softwareprojekt, sondern ein Datenprojekt mit einem Softwareteil am Ende. Wenn Sie wissen wollen, wie lange es dauert und woran es hängen bleibt: rund neunzig Tage, und es hängt fast immer an den Stammdaten. Dieser Leitfaden beschreibt die vier Phasen, die fünf häufigsten Stolpersteine und das, was Sie selbst stellen müssen.

Geschrieben für Geschäftsführer und Lagerleiter mittelständischer Betriebe, die ihr Lager selbst führen und zum ersten Mal Lagerverwaltungssoftware einführen. Nicht geschrieben für Betriebe mit Fördertechnik, Robotik oder mehreren Standorten in einem Rollout: die Phasen bleiben gleich, die Laufzeit nicht.

Zuerst: Wann lohnt sich das nicht?

Wenn eine Person kommissioniert, diese Person weiß, wo alles liegt, und Ihre Bestandszahlen der Prüfung standhalten, dann bringt eine Einführung Ihnen wenig und kostet Sie ein Quartal Aufmerksamkeit. Die ehrliche Vorfrage steht auf einer anderen Seite: brauchen Sie überhaupt ein WMS System? Erst wenn die Antwort ja lautet, ist dieser Fahrplan die richtige Lektüre.

Und eine zweite Abgrenzung: dieser Leitfaden handelt von der Einführung, nicht von der Auswahl. Wenn Sie noch vergleichen, gehören Lagerverwaltungssoftware auswählen und die Auswahl-Checkliste vor diese Seite.

Die vier Phasen einer WMS Einführung

Neunzig Tage, aufgeteilt in drei Wochen Vorbereitung, vier Wochen Konfiguration, vier Wochen Test und zwei Wochen Go-live. Die Reihenfolge ist nicht verhandelbar, und die Phasen überlappen bewusst an den Rändern.

Phase 1 — Stammdaten und Lagerplätze (Wochen 1 bis 3)

Hier wird das Projekt gewonnen oder verloren, und es ist die Phase, die Betriebe am liebsten überspringen.

Räumen Sie zuerst die Artikelstammdaten auf: eindeutige Artikelnummern, korrekte Barcodes, Maße und Gewichte, Verpackungseinheiten und — wo nötig — die Angabe, ob ein Artikel Charge oder Mindesthaltbarkeit führt. Eine SKU, die zweimal vorkommt, ist auf Papier jahrelang unauffällig. Beim ersten Scan ist sie ein Stillstand.

Das ist der Satz, den man sich merken sollte: Software legt die Datenfehler offen, die Sie auf Papier jahrelang ignorieren konnten. Nichts daran ist ein Vorwurf. Es ist nur der Grund, warum drei Wochen dafür eingeplant sind und nicht drei Tage.

Danach die Lagerplatzstruktur. Jeder Platz braucht eine Kennung nach einem einheitlichen Schema — Gang, Regal, Ebene, Fach —, und zwar nach demselben Schema im ganzen Haus. Diese Kennung bestimmt später die Laufwege und damit Ihre Produktivität, denn die Software sortiert die Pickliste nach ihr. Welcher Artikel auf welchen Platz gehört, ist eine eigene Frage und heißt Slotting.

Phase 2 — Konfiguration und Schnittstellen (Wochen 3 bis 7)

Jetzt werden die Prozesse eingestellt: Wareneingang, Einlagerung, Nachschub, Kommissionierstrategien, Verpacken, Versand und Retouren.

Eine Regel dazu, die mehr Projekte rettet als jede andere: fangen Sie mit dem Standardablauf an und ergänzen Sie die Ausnahmen danach. Jeder Betrieb hat eine Handvoll Sonderfälle, und jeder Betrieb hält sie für wichtiger, als sie im Mengengerüst sind. Wer sie in Woche vier konfiguriert, konfiguriert sie zweimal.

Parallel laufen die Schnittstellen. BizBloqs hat produktive Verbindungen zu Business Central, SAP Business One, Sage 50, Exact Globe und Exact Online, AFAS, Uniconta, Newbase und Dynamics 365 F&O; eine Übersicht steht auf der Seite Integrationen. Welche davon Sie brauchen, entscheidet Ihr ERP, nicht die Liste.

Testen Sie jede Verbindung — ERP, Shopsystem, Marktplätze wie Amazon.de, Otto oder Kaufland, Versanddienstleister wie DHL, Hermes oder DPD — an vier Szenarien: neue Bestellung, Änderung, Storno und Retoure. Die ersten beiden funktionieren fast immer. Die letzten beiden sind die, die nach dem Go-live Tickets erzeugen.

Phase 3 — Test und Schulung (Wochen 7 bis 11)

Spielen Sie einen vollen Produktionstag in der Testumgebung nach. Mit echten Bestellungen aus der vergangenen Woche, und mit den Mitarbeitern, die später scannen werden. Ein Test, den die Projektleitung allein durchklickt, prüft die Software und nicht den Betrieb.

Schulen Sie je Rolle, nicht je Stellenbezeichnung: Wareneingang, Kommissionierung, Verpacken, Retouren, Aufsicht. Zwei bis vier Stunden pro Rolle genügen, wenn die Rolle klar abgegrenzt ist — und sind zu wenig, wenn eine Person vier Rollen hat.

Benennen Sie einen Key-User je Schicht. Diese Person fängt die ersten Fragen auf, und sie ist der Grund, warum in Woche zwölf nicht alles bei Ihnen landet.

Phase 4 — Go-live und Nachbetreuung (Wochen 11 bis 13)

Wählen Sie einen ruhigen Tag mitten in der Woche und nie kurz vor einer Saisonspitze.

Der Ablauf selbst ist kurz: Bestand einfrieren, Lagerplätze zählen, Zählergebnisse einlesen, starten. Planen Sie die ersten drei Tage mit zusätzlicher Besetzung und mit einem erreichbaren Ansprechpartner beim Anbieter. Danach gehen Sie auf zyklisches Zählen über, statt noch einmal den Betrieb anzuhalten.

Und messen Sie: in Woche zwei und in Woche vier nach dem Go-live, mit denselben Zahlen, die Sie in Woche eins erhoben haben. Positionen pro Stunde, Fehler je tausend Positionen, Bestandsgenauigkeit in Prozent, Zeit vom Auftragseingang bis zur Übergabe an den Versanddienstleister. Vier Zahlen, zwei Zeitpunkte.

Konfigurieren oder programmieren lassen

Die neunzig Tage in diesem Fahrplan gelten für eine konfigurierte Einführung. Wird Ihr Ablauf programmiert, rechnen Sie nicht in Wochen, sondern in Quartalen — und zwar nicht nur beim ersten Mal.

Der Unterschied zeigt sich nämlich erst später. Ein Lager verändert sich: ein Kanal kommt hinzu, ein Versanddienstleister fällt weg, ein Kunde verlangt einen eigenen Lieferschein. Entscheidend ist, was die nächste Änderung kostet, nicht was die erste Einstellung gekostet hat. Fragen Sie jeden Anbieter konkret: Wer darf diesen Ablauf ändern, und was kostet es? Wenn die Antwort „ein Ticket bei uns" lautet, ist die Laufzeit Ihres Projekts nicht neunzig Tage, sondern dauerhaft.

Die fünf Stolpersteine

Unsaubere Stammdaten. Mit Abstand die größte Verzögerung. Fehlende Barcodes, doppelte Artikelnummern, unbekannte Verpackungseinheiten.

Go-live kurz vor der Spitze. Die Lernkurve und die Saisonspitze fallen zusammen, und beide verlieren.

Der Betrieb ist nicht eingebunden. Wenn die Mitarbeiter, die scannen, erst am Go-live-Tag davon erfahren, wird das System danach umgangen statt benutzt. Das ist kein Software-, sondern ein Beteiligungsproblem.

Ausnahmen zu früh konfiguriert. Standard zuerst, Feinschliff nach zwei Wochen Echtbetrieb. Dann wissen Sie, welche Ausnahmen wirklich vorkommen.

Keine Ausgangszahlen. Ohne Zahlen vor dem Start können Sie das Ergebnis nicht belegen — weder sich selbst noch Ihrem Gesellschafter. Erheben Sie sie in Woche eins, nicht in Woche zwölf. Für die Vorab-Einschätzung gibt es den ROI-Rechner; das Ergebnis ist eine Indikation, keine garantierte Einsparung.

Was Sie selbst stellen müssen

Keine Einführung läuft ohne eigene Leute, und die Aufstellung ist überschaubar.

Eine Projektleitung mit zwei Tagen pro Woche — nicht nebenher. Einen Key-User je Schicht. Eine Person mit ERP-Kenntnissen für die Schnittstellen, intern oder über Ihren ERP-Partner. Und die Lagerleitung am Testtag, den ganzen Tag.

Wer diese vier Rollen nicht besetzt, verlängert die neunzig Tage. Das ist der häufigste Grund, warum aus einem Quartal zwei werden, und er hat nichts mit der Software zu tun.

Häufige Fragen

Wie lange dauert eine WMS Einführung?

Eine standardisierte, konfigurierte Einführung dauert rund neunzig Tage: drei Wochen Vorbereitung und Stammdaten, vier Wochen Konfiguration und Schnittstellen, vier Wochen Test und Schulung, zwei Wochen Go-live mit Nachbetreuung.

Was verzögert eine WMS Einführung am häufigsten?

Unsaubere Stammdaten. Fehlende Barcodes, doppelte Artikelnummern und unbekannte Verpackungseinheiten fallen beim ersten Scan auf, nicht vorher.

Wann ist der beste Zeitpunkt für den Go-live?

An einem ruhigen Tag mitten in der Woche und mit deutlichem Abstand vor einer Saisonspitze, damit der Betrieb die Lernkurve auffangen kann.

Wen müssen wir selbst stellen?

Eine Projektleitung mit zwei Tagen pro Woche, einen Key-User je Schicht, eine Person mit ERP-Kenntnissen für die Schnittstellen und die Lagerleitung am Testtag.

Weiterlesen

• WMS System — die Vorfrage: brauchen Sie eines?
• Lagerverwaltungssoftware auswählen — die Auswahl vor der Einführung
• WMS-Kosten — was eine Einführung kostet
• Software-Vergleich — Anbieter fair vergleichen
• Bestandsverwaltung — das Detail unter der Bestandssumme

Zwei Fragen zu Ihrem eigenen Projekt

Wie viele Ihrer Artikel haben heute einen eindeutigen Barcode, eine gepflegte Verpackungseinheit und ein korrektes Gewicht — gezählt, nicht geschätzt?

Welche vier Zahlen würden Sie in Woche zwei nach dem Go-live mit Woche eins vergleichen, und erheben Sie sie schon?